Como terceirizar o financeiro da empresa e o que não delegar

Terceirizar o financeiro da empresa começa por uma decisão que vem antes do fornecedor e do preço: o que sai das mãos do dono e o que fica. Em resumo, sai a rotina (pagar, emitir, conferir e relatar) e ficam a autorização dos pagamentos, a leitura dos números e as decisões.

Este guia mostra como terceirizar o financeiro da empresa do começo ao fim. Ele segue a ordem em que as dúvidas aparecem para quem está nesse processo, e cada parte pode ser lida sozinha. As orientações são boas práticas, que cada empresa ajusta ao próprio tamanho e à própria rotina.

O que não delegar: controle

A Lei nº 6.019/1974, atualizada em 2017, permite que a empresa transfira a uma prestadora a execução de quaisquer de suas atividades. A palavra que importa nessa frase é execução. O trabalho muda de mãos, mas quatro coisas permanecem com o dono.

A leitura dos números. Outra pessoa organiza as informações. Quem precisa saber quanto entra, quanto sai e quanto sobra é o dono, porque um relatório que ninguém lê não protege a empresa.

As decisões. Preço, investimento, contratação e retirada são escolhas do negócio. Quem cuida do financeiro informa e alerta, mas a escolha não é dele.

A autorização dos pagamentos. Alguém prepara o que deve ser pago, e a palavra final sobre o dinheiro que sai é da empresa. Na prática, isso se resolve com uma regra simples, combinada antes do início do serviço.

A responsabilidade. Nenhum contrato transfere a obrigação pelos tributos. Segundo o artigo 123 do Código Tributário Nacional, acordos particulares não mudam quem deve o imposto. Portanto, se uma guia deixar de ser paga, a dívida continua sendo da empresa, ainda que o erro tenha sido de quem operava.

Esses quatro pontos não são motivo para adiar a decisão de terceirizar o financeiro. Quando estão definidos desde o começo, cada lado sabe até onde vai, e o serviço funciona melhor.

O que delegar: execução

A execução é o trabalho repetitivo, que exige método e constância. Como consome muitas horas e depende pouco de escolhas do dono, é a parte que mais ganha quando passa para quem faz isso todos os dias.

Divisão de responsabilidades na terceirização do financeiro

À esquerda, o que passa para quem assume a rotina. À direita, o que permanece com a empresa.

A linha da cobrança costuma gerar dúvida. Quem cuida do financeiro acompanha os vencimentos e mostra quem está devendo. Já a conversa com o cliente em atraso tende a ficar com a própria empresa, que conhece a relação e sabe o tom adequado. O artigo sobre como cobrar um cliente em atraso detalha essa parte.

Para quem terceirizar o financeiro da empresa

Existem três caminhos para terceirizar o financeiro, e a diferença entre eles está em quem executa o trabalho no dia a dia.

Nenhum dos três é melhor em todos os casos. O que muda a escolha é o volume de lançamentos da empresa e o quanto ela depende de continuidade. Por isso, a pergunta mais útil nas conversas iniciais é o que acontece quando a pessoa que atende a sua conta não está disponível.

Para comparar a terceirização com a contratação de um funcionário, o guia de BPO financeiro coloca as opções lado a lado.

Quanto custa terceirizar o financeiro?

O valor para terceirizar o financeiro depende do volume de lançamentos, do número de contas bancárias e do que entra no serviço. Como esses fatores variam muito de uma empresa para outra, uma proposta séria só aparece depois de um diagnóstico da rotina.

Na hora de avaliar, compare a proposta com dois custos que a empresa já tem. O primeiro são as horas que o dono dedica ao financeiro. O segundo é o preço dos erros: juros por atraso, cobranças esquecidas e decisões tomadas sem número. Se quiser se aprofundar nessa conta, veja a seção sobre quanto custa um BPO financeiro.

Também vale pedir que a proposta separe o valor mensal do custo de implantação, quando houver. Assim, fica mais fácil comparar fornecedores.

O que precisa estar no contrato

Ao terceirizar o financeiro, o contrato transforma em regra o que foi conversado. Além disso, ele é o documento que resolve as dúvidas quando algo sai do combinado. Seis pontos costumam fazer parte de um bom contrato.

Itens recomendados em um contrato de terceirização do financeiro

Lista de referência, a ser adaptada à realidade de cada empresa.

Duas dessas cláusulas merecem mais atenção. A de responsabilidade por erros existe porque, perante o Fisco, a dívida é sempre da empresa. O contrato não muda isso, mas pode prever o ressarcimento quando a falha for de quem operava.

Já a de encerramento evita o pior momento para descobrir uma lacuna. Quando o contrato não fixa prazo, o Código Civil prevê, no artigo 599, que qualquer das partes pode encerrá-lo com aviso prévio, que é de apenas oito dias nos serviços pagos por mês. É pouco tempo para trocar de fornecedor. Por isso, vale combinar um prazo maior e deixar escrito como os dados serão devolvidos.

O primeiro mês depois de terceirizar o financeiro

A passagem acontece aos poucos, e o primeiro mês define o resto. Em geral, três frentes concentram o trabalho do lado da empresa.

Acessos

Crie um usuário próprio para quem vai operar, tanto no banco quanto no sistema financeiro. Sempre que o banco permitir, esse usuário deve conseguir preparar pagamentos, sem autorizá-los. Dessa forma, a senha do dono não circula, e cada acesso pode ser encerrado sem afetar os demais.

Avisos

Informe o contador, o gerente do banco e a equipe sobre quem passa a cuidar de cada assunto. Sem esse aviso, as dúvidas continuam chegando ao dono, e a rotina antiga se mantém por inércia.

Conferência em paralelo

Durante o primeiro mês, os dois lados acompanham os mesmos números: saldo das contas, contas pagas e valores a receber. Quando houver diferença, ela mostra um critério que ainda não foi alinhado. É melhor descobrir isso agora do que no terceiro relatório.

Ao fim desse período, o dia a dia do dono fica diferente:

As cinco tarefas da primeira linha continuam sendo feitas, só que por outra pessoa. Para o dono, sobram três, e nenhuma delas é operacional. Do lado de quem assume, as etapas dos primeiros meses estão descritas no guia sobre o funcionamento do BPO financeiro.

Três receios de quem vai terceirizar o financeiro

Checklist para terceirizar o financeiro da empresa

Use a lista ao longo do processo. Os blocos seguem a ordem em que as coisas acontecem.

O último bloco é o que mais se perde com o tempo. Nos primeiros meses, o dono lê tudo. Depois, como a rotina funciona, o relatório passa a ser aberto com menos frequência. Um horário fixo na agenda resolve isso.

E se não der certo?

Terceirizar o financeiro não é uma decisão sem volta, desde que a saída tenha sido pensada no início. Três cuidados tornam a troca de fornecedor, ou o retorno da rotina para dentro da empresa, um processo simples.

Primeiro, mantenha os sistemas e as contas em nome da empresa. Assim, quando a parceria termina, basta encerrar os acessos de quem operava, e o histórico permanece onde sempre esteve.

Em seguida, peça os dados em um formato que possa ser aberto fora do sistema do fornecedor, como planilhas. Vale solicitar uma cópia de tempos em tempos, mesmo sem intenção de sair.

Por fim, repita na saída o que foi feito na entrada: um período em que o fornecedor antigo e o novo responsável acompanham os mesmos números. A rotina financeira não tem pausa, e é essa sobreposição que evita contas esquecidas no meio da troca.

Quem prepara a saída raramente precisa dela. O mesmo cuidado que facilita a troca é o que mantém a empresa informada ao longo do caminho, e essa é a base de uma gestão financeira empresarial que não depende de uma única pessoa.